Documentos- Este módulo abrange todas as etapas necessárias para a criação de normas e procedimentos, indo desde a elaboração até a distribuição e revisões dos documentos.
Impressão de cópias físicas para usuários não eletrônicos, confirmação por parte dos usuários do recebimento dos documentos, elaboração de pedidos de revisão com a aprovação por parte do responsável pelo documento e o controle das revisões.
A elaboração dos documentos é feita no próprio sistema utilizando-se de modelos pré-definidos pela empresa através dos softwares Word e Excel.
Lembrando que não é necessário ter licença do office para a geração dos documentos. Uma vez que o SGQ usa openxml.
A visualização dos documentos é feita de dentro do próprio SGQ com toda a segurança.
Treinamento- O SGQ gera automaticamente as previsões de treinamento dos usuários a partir da distribuição dos documentos. Permitindo também o controle de outros treinamentos internos e externos da empresa, facilitando a programação anual com custos previstos e reais.
As necessidades de treinamento de cada setor da empresa também são gerenciadas pelo SGQ permitindo ao administrador de treinamentos montar a programação de treinamentos considerando as prioridades da empresa.
Ele emite o registro de treinamentos para acompanhamento dos instrutores que ao final do curso informa diretamente no sistema os usuários que concluíram com suas respectivas notas e situação de aprovação.
O SGQ também permite a realização de treinamentos EAD, inclusive com a realização de testes para a aprovação do treinamento.
Estes treinamentos presenciais ou a distância e os testes são todos configuráveis.
Não-Conformidades- O SGQ permite que qualquer usuário emita não conformidades, identificando o destinatário, a origem, tipo e descrição da não conformidade, o ítem da norma a que se refere e disposição, permitindo que o administrador de não conformidades possa ter um controle total de todas as não conformidades emitidas.
Os usuários, ao receberem as não conformidades, irão identificar as causas e, se necessário , enviar a ação corretiva para implantação. Todas estes processos serão acompanhados pelo administrador de não conformidades e ao ser concluída a ação corretiva o SGQ automaticamente disponibiliza esta informação para o módulo de auditoria. Vários gráficos de acompanhamento das não conformidades são disponibilizados pelo SGQ, ajudando nas ações preventivas da empresa e na diminuição de não conformidades.
Auditoria- O SGQ possibilita o planejamento anual de auditorias nos setores da empresa, assim como permite que qualquer usuário responsável por setor solicite uma auditoria específica.
O planejamento realizado pelo administrador de auditorias irá definir os requisitos e documentos que deverão ser auditados, enviando mensagens para os auditores selecionados para que os mesmos utilizem o SGQ para prepararem um check-list para a auditoria a ser realizada.
No final da auditoria o auditor utilizará o SGQ para preparar o resultado final criando no sistema as possíveis não conformidades encontradas. Todas estas informações ficam disponibilizadas automaticamente para o administrador de não conformidades que terá o controle total das auditorias.
Controle de Registros- O SGQ permite todo o controle de inclusão, alteração e exclusão de registros da qualidade. Os usuários podem se comunicar com o administrador de registros da empresa através do sistema para solicitar a guarda dos seus registros, identificado o seu nome, coleta, acesso, armazenagem, temporalidade, indexação e a qual documento se refere, entre outras informações.
O administrador de registros terá a sua disposição relatórios e telas para consulta de todo o seu acervo de registros.
Melhorias- O SGQ permite todo o controle de inclusão, alteração e exclusão de registros da qualidade. Os usuários podem se comunicar com o administrador de registros da empresa através do sistema para solicitar a guarda dos seus registros, identificado o seu nome, coleta, acesso, armazenagem, temporalidade, indexação e a qual documento se refere, entre outras informações.
O administrador de registros terá a sua disposição relatórios e telas para consulta de todo o seu acervo de registros.
Indicadores- O SGQ visando atender as atuais necessidades das organizações com relação ao gerenciamento dos seus planos e estratégias, disponibilizou um módulo para gerenciamento dos seus Indicadores com os conceitos do Balanced ScoreCard. A partir deste módulo a organização identifica os seus objetivos e metas dentro das quatro perspectivas do BSC (Financeiro, Mercado, Processos Internos e Aprendizado e Crescimento) e ao final da elaboração tem-se o mapa estratégico da organização construído utilizando o Power Point, com links para todos os documentos e detalhes inerentes aos objetivos, metas e indicadores do mapa estratégico.
De acordo com a periodicidade de acompanhamento do desempenho dos indicadores, o sistema gerencia a atualização dos dados dos indicadores gerando ao final o mapa estratégico com o quadro atual dos objetivos e indicadores da organização, permitindo-se assim tomar ações estratégicas baseada nos resultados apresentados, focando-se as energias para os pontos críticos não atendidos na organização identificados no mapa estratégico.
Tarefas- Todas as tarefas que devem ser realizadas por um colaborador podem ser visualizadas através de uma barra de tarefas.
Nesta barra basta que o colaborador cliqe em cima da tarefa desejada e ele será, automaticamente, levado para a mesma, onde poderá cumprí-la.
Atalhos- Existe também uma barra de atalhos para as operações mais executadas por cada perfil dentro do sistema. Isto permite um maior gerenciamento de tempo e conhecimento do sistema.
Nesta barra também existe uma chamada para uma visualização de tarefas em forma de tabela, com a mesma facilidade de chamá-las diretamente.
Ainda existe aqui uma outra chamada para um dashboard, onde pode-se ver gráficos referentes aos diversos módulos do sistema. Tais como documentos por status, não conformidades por área, etc.
Principais Benefícios
Acesso através de desktops, tablets ou smartphones
Gerencia cópias controladas e não controladas dos documentos
Controla desde a elaboração dos documentos até as suas revisões
Integração total com o gerenciador de e-mails da empresa
Eliminação de Não Conformidades sobre os documentos
Controle de treinamentos presenciais ou EAD
Criação e aplicação de provas dos treinamentos
Gerencia os treinamentos das áreas com programação anual
Gerencia as melhorias nos processos da empresa
Organização do acervo de registros da empresa
Disponibilização de gráficos para análise de resultados
Gerencia ações de Não conformidades e Melhorias
Controla as solicitações, planejamento e follow-up de auditorias
